Spreker Geboekt, waarom?

Vanaf de zijlijn zagen wij de afgelopen jaren hoeveel werk het in onze gemeente was om sprekers te boeken en diensten te plannen. Planningen lopen vaak minstens een jaar vooruit, bij gewilde sprekers 2 en soms zelfs 3 jaar. Het plannen van een seizoen kostte veel telefoontjes, emailberichten en het bijhouden van het overzicht is intensief.

In Excel sheets, (bergen) e-mails, op schrijfblokken, losse papieren en post-its het is een taak op zich om het overzicht te houden. Voorkomen dat er dubbele boekingen zijn of diensten zonder spreker. Uitnodigingen kunnen per dienst verstuurd worden naar één of meerdere sprekers, meerdere sprekers voor één of meerdere diensten, kortom een hele puzzel en een complex en tijdrovend proces.

Dit moet toch eenvoudiger kunnen dachten wij. Met een achtergrond in softwareontwikkeling is het niet meer dan logisch dat we daar de oplossing zochten.

De software die we ontwikkeld hebben digitaliseert en automatiseert (een deel van) het proces. Van het opstellen van de agenda, het uitnodigen van sprekers en de communicatie die hierbij komt kijken centraal regelt. Door het proces te digitaliseren én deels te automatiseren kan veel tijd worden bespaard én is het werk makkelijk overdraagbaar of kan er samen aan gewerkt worden. We hebben het getest in onze eigen gemeente en willen het proefgebied nu gaan vergroten.

Benieuwd naar de functies en een eerste blik op de software? Bekijk dat hier, of meld je aan voor het testpanel.